Den 24. januar 2024 blev den nye arbejdstidslov vedtaget. Det betyder, at fra den 1. juli 2024 kommer der nye regler om, at alle danske virksomheder skal sørge for, at deres medarbejdere registrerer deres arbejdstid. Det sker for at beskytte medarbejderne i forhold til den daglige arbejdstid, pauser, hviletid samt maksimal ugentlig arbejdstid.
Loven stiller kort sagt krav om registrering af daglig arbejdstid i et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt system”. I dette indlæg, kan du læse, hvad det helt konkret betyder for dig – hvilke krav, du skal efterleve og hvordan, du kan gøre det.
Hvad skal du gøre for at efterleve loven?
Der er fire helt centrale krav, som du skal efterleve for at overholde loven. De er:
- Implementér et registreringssystem: Arbejdsgivere skal indføre et "objektivt, pålideligt og tilgængeligt arbejdstidsregistreringssystem". Dette system skal gøre det muligt at registrere den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder.
- Adgang til oplysninger: Dine medarbejdere skal have adgang til deres egne oplysninger i tidsregistreringssystemet gennem hele ansættelsesforholdet. Det skal de for at sikre gennemsigtighed og tillid mellem arbejdsgiver og medarbejder.
- Oplysningsopbevaring: Arbejdsgivere er ansvarlige for at opbevare registrerede oplysninger i fem år efter udløbet af den periode, der udgør grundlaget for beregningen af medarbejderens gennemsnitlige ugentlige arbejdstid. Dette krav skal overholdes for at sikre dokumentation og overensstemmelse med loven.
- Selvtilrettelæggere: Medarbejdere med selvtilrettelæggende arbejdsforhold er undtaget fra visse bestemmelser, men dette kræver et kontrakttillæg. Tillægget skal tydeligt fritage medarbejderen fra bestemmelser om hviletid, maksimal arbejdstid og natarbejde.
Registreringen af arbejdstiden følger også nogle regler. Her er loven blevet lempet lidt i forhold til det første lovforslag, og du skal derfor sørge for at efterleve følgende to krav.
- Registrering af afvigelser: Medarbejdere behøver kun at registrere afvigelser fra den aftalte eller skemalagte arbejdstid. Det gør processen mere strømlinet og mindre besværlig for ansatte.
- Samlet arbejdstidsregistrering: Loven kræver kun, at arbejdsgivere registrerer den samlede arbejdstid for medarbejderne, og ikke nødvendigvis hvilket tidsrum arbejdet udføres i. Det giver mere fleksibilitet for både arbejdsgivere og medarbejdere.
Yderligere krav til arbejdsgivere
Udover de helt konkrete krav, som er nævnt ovenfor, er der også krav om at tilpasse virksomhedens politikker og processer efter loven. Derfor skal du som arbejdsgiver også sørge for at udarbejde en politik om arbejdstidsregistrering samt implementere de ny regler i GDPR-processer.
- Udarbejd en politik om arbejdstidsregistrering: Arbejdsgivere skal formulere en klar politik om arbejdstidsregistrering. Det skal inkludere definitionen af arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan det skal gøres, samt eventuelle sanktioner og kontrolforanstaltninger.
- Implementer de nye regler i GDPR-processer: Arbejdsgivere skal sikre, at de nye arbejdstidsregler er i overensstemmelse med GDPR-processer, så medarbejdernes oplysninger bliver beskyttet.
Hvad skal du gøre for at være klar den 1. juli 2024, hvor loven træder i kraft?
Kravet om et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt registreringssystem” indeholder stor metodefrihed. I princippet kan tidsregistreringen derfor både foregå via digitale systemer eller via fysiske timesedler, så længe det overholder kravene i loven.
Men vi har selvfølgelig kigget ind i, hvordan du kan benytte dig, af de systemer, som du måske allerede har – fx Dynamics NAV eller Business Central.
Business Central (og NAV) understøtter arbejdstidsloven
Benytter du Business Central har du allerede et system til rådighed, som understøtter tidsregistrering både via funktionaliteten ”Timesedler” og funktionaliteten ”Sager”.
Det er et spørgsmål om detaljeringsgrad, hvorvidt det giver mening at benytte den ene eller den anden funktionalitet. Uanset, hvilken du vælger, sørger begge muligheder for en overskuelig indtastning af tid, men der er lidt forskellige indgangsvinkler. Vi gennemgår fordele og ulemper for dig nedenfor, så du kan træffe et velbegrundet valg i forhold til din virksomheds processer.
Hvis du vælger at benytte "Timesedler"
Ved at benytte timesedlerne kan du nemt registrere den samlede arbejdstid pr. dag og dermed opfylde minimumskravene i loven. Det er samtidig en overskuelig måde for brugeren at indtaste tid på og godkendelsesprocessen er fuldt understøttet, så du som arbejdsgiver har kontrol og overblik.
Udover den daglige arbejdstid kan ”Timesedler” også benyttes til fuld registrering af tid på projekter, fravær og andre relevante områder, hvis du har behov for det.
Fordelen ved at benytte ”Timesedler” er også, at funktionaliteten har en lang historik i Business Central og er tilgængelig helt tilbage til NAV 2013. Herudover vil brugervenligheden af funktionaliteten blive yderligere forbedret i den kommende BC 2024 release til foråret.
En enkel ulempe ved at benytte ”Timesedler” til tidsregistrering er, at det kræver nogle manuelle processer såsom oprettelse af timesedler og ressourcekapacitet. Men det kan eventuelt automatiseres.
Hvis du vælger at benytte "Sager"
Vælger du at benytte funktionaliteten ”Sager” i stedet for ”Timesedler” understøtter du en proces, hvori du ikke er tvunget til en godkendelsesproces af de registrerede timer. Du har samme mulighed for opfølgning – men altså på bagkant.
”Sager” er imidlertid ikke helt så brugervenligt at registrere i, hvilket betyder, at det kan være lidt sværere for medarbejderen at anvende.
Du kan også tidsregistrere via en app
Udover Business Central og Dynamics NAV’s indbyggede funktioner til tidsregistrering er det også muligt at registrere tid via forskellige apps, som kan skræddersyes til netop din virksomhed og jeres specifikke behov - f.eks. via Microsoft Power App.
Ønsker du en enkel, mobil løsning kan en Power App være noget for dig. På den måde, kan du og dine kolleger nemt og bekvemt tidsregistrere fra telefonen. Forestil dig, at du blot trykker på en enkelt knap, når du møder ind på arbejde – og det samme, når du skal hjem. Det er også muligt at sætte notifikationer op, så du bliver mindet om, f.eks. 5 min før du møder, at du skal huske at tidsregistrere. Mulighederne med Power Apps er mange, og vi kigger gerne ind i, hvordan vi kan skræddersy en app til dine ønsker og behov, så du nemt kan leve op til den nye arbejdstidslov.
Vil du vide mere?
Kunne du tænke dig at vide mere om, hvordan du lever op til den nye arbejdstidslov?