NPI opnår bedre indsigt i data med Power BI-løsning fra twoday

Case: NPI

Det gør, at NPI har lettere ved at træffe de rigtige beslutninger og samtidig sparer tid hver dag.

Behov for nemt at tilgå data

Nordisk Pladeimport (NPI) lever af at indkøbe og sælge træbaserede pladematerialer til tømmerhandler i Danmark. Det har de gjort, siden virksomheden startede for 17 år siden. I den tid er omsætningen vokset, og det har ført til, at NPI skiftede ERP-løsning fra et relativt simpelt system til Microsoft Dynamics NAV / 365 Business Central, som passede bedre til NPI’s behov.

Det viste sig, at de standardrapporter, der fulgte med det nye ERP-system fra Microsoft, ikke opfyldte NPI’s behov for at få præsenteret data på en let og overskuelig måde. Derfor søgte de efter en god analyse- og rapporteringsplatform til at skabe større indsigt i virksomhedens data.

”Vi havde et system, hvor vi hældte en masse data ind, men vi kunne ikke få særlig meget relevant og brugbart data ud af systemet,” siger Hans Madsen, salgschef hos NPI.

twodays konsulent var hurtig til at forstå forretningen

NPI tog kontakt til twoday, og efter en behovsafklaring stod det klart, at Microsoft Power BI var det helt rette værktøj til at visualisere og overskueliggøre de mange data, der lå i Microsoft’s ERP-system.

Omkring en måned efter twoday begyndte at implementere Power BI, kunne NPI bruge den nye front-end løsning.

twodays konsulent var rigtig hurtig til at sætte sig ind i, hvilken forretning vi drev, og hvordan vi gerne vil præsenteres for og tilgå data. Vi er medarbejdermæssigt en lille virksomhed, hvor det er alfa og omega, at vi får en leverandør ind, som vi har kemi med, og som vi føler kan gennemskue vores virksomhed og sætte sig ind i vores behov. Og det gjorde twodays konsulent i høj grad.

Hans Madsen, salgschef hos NPI

Power BI overskueliggør data

Allerede kort efter implementeringen af Microsoft Power BI er det blevet et uundværligt værktøj for NPI. Det første, der møder medarbejderne, når de åbner en browser om morgenen, er en Power BI-rapport, der viser salgstallene fra dagen før og sammenligner tallene på diverse parametre.

”Tidligere havde vi rigtig svært ved at vurdere vores kunder, og om der var økonomi i at handle med dem. Med den nye Power BI-løsning er salg og indkøb blevet gennemsigtige. Det har gjort, at vi kan træffe beslutninger ud fra fakta i stedet for følelser eller formodninger.”

NPI har tre forskellige kuber i deres Power BI; en salgskube med bl.a. salgstal og salgspriser, en lagerkube med bl.a. indkøb og lagerpriser og en økonomikube. Der bliver løbende justeret på, hvilke tal der bliver vist i Power BI.

Udover adgang til rapporter i Power BI via PC har sælgerne adgang til Power BI-rapporterne via tablets, når de er på vejen og kører rundt til kunder. Her er det bl.a. muligt for sælgerne at slå op, hvordan de enkelte produkter sælger ude ved kunden, og hvor meget NPI tjener på produkterne. Det bruger sælgerne til at finde ud af, hvor de skal bruge ressourcerne, og hvordan de kan optimere indtjeningen og sælge de produkter, hvor indtjeningen er størst.

Læs mere om, hvilke muligheder du har med Power BI

NPI’s Power BI dashboard, hvor data bliver præsenteret. Hans Madsen har været meget glad for løsningen, som han kalder særdeles brugervenlig og overskuelig.

Data serveret på et sølvfad

Den nye løsning har givet NPI større overblik og gennemsigtighed, så de nu ved, bl.a. hvad de tjener på kunderne og produkterne, de har et bedre overblik over f.eks. lager og indkøb og har nemmere ved at lave en effektiv salgsopfølgning. Derudover sparer NPI også tid, som i stedet bliver brugt på NPI’s kerneforretning – salg og indkøb af træbaserede plader.

Medarbejderne har været meget glade for overgangen til at bruge Power BI – for ”det er fedt at få serveret data på et sølvfad frem for selv at grave det frem,” som Hans Madsen siger.

Her er NPI’s eget overslag over den tid, de sparer med den nye Power BI-løsning:

Daglige KPI’er: 10 min pr. dag = 42 timer pr. år

Lagerstatus: 1 time om ugen = 52 timer pr. år

Indkøbsrapporter: 4 timer pr. måned = 48 timer pr. år

Bonusafregninger: 5 timer 5 gange pr. år = 25 timer pr. år

Power BI skal optimeres løbende

Hans Madsen står selv for at producere Power BI-rapporterne. Et råd, han gerne vil give videre, er at få medarbejderne til at vænne sig til, at det ikke længere er nødvendigt at trække data ud selv, men at få dem til at forklare, hvilke rapporter eller tal de har brug for, for derefter at generere brugbare rapporter til dem.

Udover at spare tid nedbringer man også den manuelle export af data til Excel, som øger risikoen for fejl i data.

NPI har glæde af den løbende kontakt med twodays konsulent for at finjustere de data, der skal præsenteres i Power BI.

”Vi har helt sikkert ikke haft alle de rigtige data med fra start. Det er en løbende proces at udvikle og få vist de rette data i Power BI. Så hvis man tror, at man investerer energi i Power BI, og dermed engang for alle har sine data på plads, så kan man godt tro om igen. BI er levende og noget, der skal udvikles og optimeres jævnligt,” siger Hans Madsen.

Hvis du sætter dig ned sammen med medarbejderen og ser på, hvilke tal og rapporter vedkommende trækker ud i løbet af en dag, kan man hurtigt danne sig et overblik og generere en ny rapport i Power BI, som de kan tilgå dagligt uden at skulle bruge unødig tid på at finde data frem igen og igen. Hos NPI har vi haft fornøjelse af det i forbindelse med vores oversigter over lagerbevægelser. Oversigterne er svære at lave på en overskuelig måde i NAV, men nemt og enkelt i Power BI.

Hans Madsen, salgschef hos NPI

Om NPI

NPI leverer træbaserede pladeprodukter til tømmerhandler. Virksomheden blev etableret i 2002 og beskæftiger i dag 10 medarbejdere, der fokuserer på virksomhedens kerneforretning; salg og indkøb af træplader.

NPI har hovedsæde i Løsning samt centrallager i Tjæreborg ved Esbjerg. Importen sker fra oversøiske markeder såvel som fra Europa.

Læs mere om NPI her