Moderne løsning integrerer systemer
Aarhus Universitet
Aarhus Universitet har fået et fagsystem til Retspatologisk afdeling, som understøtter det daglige arbejde med retsmedicinske erklæringer. Systemet udgør en bærende del af organisationen og er en videreudvikling af en specialiseret løsning, som twoday tidligere har leveret til Københavns Universitet.
Retspatologisk afdeling på Aarhus Universitet (AU) havde brug for et RPA-system (et fagspecifikt modul for retsmedicinere), og det skulle bygges med udgangspunkt i et eksisterende system, som var i brug på Københavns Universitet (KU).
KU’s system var udviklet af twoday, og AU blev enige med twoday og KU om at videreudvikle det eksisterende system. Resultatet er et moderne system, som matcher begge afdelingers behov og er integreret med XFlow, så data kan flyde mellem de to systemer på nem og sikker vis.
Følsomme oplysninger stiller krav til systemerne
Retspatologisk afdeling på AU er en del af myndighedsbetjeningen for politikredse over hele Danmark. Opgaverne består blandt andet af retslægelige obduktioner, findestedsundersøgelser og personundersøgelser, og målsætningen er at bidrage til forebyggelsen af kriminalitet gennem forskning, undervisning og retsmedicinske undersøgelser.
De data, afdelingen håndterer, er i sagens natur af yderst følsom karakter, og det stiller krav til de systemer, som medarbejderne bruger i det daglige arbejde. På samme måde er det afgørende, at selve fagmodulet – et såkaldt RPA-system – kan kommunikere nemt og sikkert med XFlow.
Dokumentationsaspektet er afgørende, så fokus har ligget på driftssikkerhed og en enkel brugerflade.
Samarbejde på tværs af Danmark
Da AU skulle have udviklet et system, tog de udgangspunkt i den løsning, KU havde fået udviklet af twoday. Men det stod klart, at systemet skulle videreudvikles for at modsvare både AU’s og KU’s behov.
"Hvad der startede som et lille tilretningsprojekt, er nu endt med at blive et stort system. Det er egentlig os, der står på kontrakten, men i virkeligheden var det et fælles projekt med KU. Det er både spændende, men også meget udfordrende, når den ene part sidder i København og den anden i Aarhus. Der er meget faglighed i spil over så store distancer," siger Anni Mandrup Høeg, sekretariatsleder på Aarhus Universitet.
Løbende forventningsafstemninger
Institut for Retsmedicin ved Aarhus Universitet behandler mellem 1.100 og 1.200 sager om året, som hver især har en stor dybde og tunge arbejdsgange. Derfor var det nødvendigt med løbende tests og forventningsafstemninger, så der hele tiden var forståelse på begge sider af bordet i forhold til projektets status og udvikling.
Når twoday gennemfører projekter af denne karakter, foregår det altid efter en procesmodel, som er gennemprøvet. Modellen er funderet på en afklaringsfase, der giver den dybdegående indsigt, og så bliver forløbet opdelt i udviklingssprints, som passer til det konkrete projekt.
"Vi satte stor pris på, at twoday virkelig satte sig ind i vores behov, og så havde de jo et stort kendskab til området indenfor det retsmedicinske i forvejen. Det har været et rigtig godt forløb – især når man tænker på, at vi har været kunde i samspil med KU," siger Anni Mandrup Høeg.
"Resultatet af samarbejdet har været et velfungerende system, der i stor grad matcher vores behov. Derudover blev det leveret til tiden og inden for budgettet, hvilket var vigtige faktorer for os."
Anni Mandrup Høeg, sekretariatsleder på Aarhus Universitet
Resultat
De to afdelinger på AU og KU har fået et fælles velfungerende system, som blev leveret inden for den aftalte tid – og uden at sprænge budgettet.
Det nye RPA-system er fuldt integreret med XFlow og har fået tilføjet funktioner, som understøtter de daglige arbejdsgange og er 100 % driftssikkert – alt sammen mens det naturligvis kan håndtere personfølsomme oplysninger.
