Som vi fik fastlagt i det første blogindlæg i serien, kan MDM deles op i to emner; ”master data” og ”management”, hvor master data udgør en virksomheds kerneoplysninger, og management er den ledelse og styring, I indfører i jeres organisation for at kunne gennemføre jeres MDM strategi.
Styring og opretholdelse af den fornødne data governance er ikke isoleret set en teknisk øvelse, men i høj grad en kontinuerlig og struktureret proces, der kræver vedvarende fokus.
Det er derfor vigtigt, at I organiserer jer på en måde, der sikrer ejerskab og forankring hele vejen rundt i jeres virksomhed. Derfor vil vi i dette blogindlæg kigge på, hvordan organiseringen kan se ud.
Organisering
Ledelseslaget og dertilhørende eksekverende roller bør sættes, så der sikres den fornødne organisatoriske forankring i hele virksomheden. MDM spænder ofte over flere enheder på tværs, og jeres evne til at samarbejde i dagligdagen er derfor vigtig for at kunne få succes med MDM.
Der kan med fordel placeres ansvar og arbejdsopgaver i en centralt placeret data governance-enhed, der agerer kompetencecenter, hvis jeres virksomhed i forvejen har en shared service-tilgang til tværgående funktioner - såsom HR, IT, legal og økonomi. Desuden kan et kompetencecenter være en fordel i en opbygningsfase, og hvor modenhedsniveauet med MDM er lavt. Kompetencecentret vil derved blive ankerpunkt og tovholder for et vedvarende tværfagligt fokus og vil derudover agere rådgivere og sparringspartner for hele jeres organisation i dagligdagen.
Kompetencecentret skal i samarbejde med stakeholders på tværs af organisationen sikre, at de overordnede politikker og procedurer integreres i alle virksomhedens forretningsområder.
Den valgte organisering, som også bliver grundlaget for jeres samarbejdsmodel, skal adresseres på alle 3 niveauer; strategisk, taktisk og operationelt, hvad angår:
- Organisationsstruktur - herunder referenceforhold, eskalationsveje og mandat
- Rolle- og ansvarsfordeling indenfor og på tværs af organiseringsstrukturen (en klassisk RACI model kan med fordel anvendes)
- Politikker - som minimum adresseres politik for datasikkerhed, dataejerskab og samarbejdsmodel
- Procedurer - som minimum for beslutning, problemløsning og opretholdelse (der kan med fordel tages udgangspunkt i datas livscyklus)
For at sikre forenelighed med jeres virksomheds vision, strategi og prioriteter, anbefales det at etablere en styregruppe, hvis hovedopgave er prioritering og godkendelse af nye, større MDM-initiativer (som ofte bliver til projekter). Styregruppen kan sammensættes af faste medlemmer fra direktionen, lederen af kompetencecenteret samt beslutningstagere fra forretningsenhederne. Desuden kan involvering af en forretningssponsor være med til at sikre, der er fokus på det overordnede forretningsbehov, og at ansvaret for frigivelse af de nødvendige ressourcer til projektfaserne placeres - og fremfor alt, at der tages ansvar for forankring, løbende vedligehold og drift.
For alle større MDM-initiativer anbefales det, at I følger en fast leverancemodel og derved også får etableret en projektstyrings- og leverancegruppe bestående af interessenter for det respektive dataområde, der er i fokus, dataejer, procesejere og data stewards samt medlemmer fra det centrale kompetencecenter. Projektstyrings- og leverancegruppen nedlægges, når initiativet er gennemført, og MDM-opgaven overgår til drift.
Roller og ansvar
Udvælgelse af relevante roller
Når organisering er på plads, skal det besluttes hvilke roller, der skal være på hvert organisatorisk niveau. Det er vigtigt, at rollerne dækker både forretningsejerskab, teknologi- og løsningsejerskab samt procesejerskab.
MDM-roller kan variere fra virksomhed til virksomhed alt efter størrelse, kompleksitet og behov, men nogle af de klassiske roller er; dataejer, procesejer, produktejer, master data manager, arkitekt og data steward.
Sørg for, at I helt fra start har en overordnet rollebeskrivelse, som fortæller; aktiviteter man indgår i, ansvarsområder, herunder præcisering af hvad man ikke er ansvarlig for, mandat, referenceforhold og færdigheder.
RACI ansvarsfordeling
Når roller er på plads, er det en god ide at gå et niveau dybere og lave en ansvarsfordeling rollerne imellem. I vil måske opleve, at nogle af arbejdsopgaverne i de enkelte roller, ud fra beskrivelsen, grænser op til eller overlapper andre implementerede roller i organisationen - specielt indenfor øvrige dataafdelinger såsom BI, Analytics og IT. Derfor anbefaler vi at anvende RACI til nedbrydning af ansvaret og til at synliggøre nogle af snitfladerne til øvrige roller.
Desuden bruges RACI ofte til projekter eller processer, hvor flere grupper af mennesker er tildelt en opgave og har et fælles ansvar, hvilket også er tilfældet inden for MDM. Det hjælper med at strømline processer ved at sikre, at hvert teammedlem og alle interessenter forstår deres specifikke rolle.
Kender du ikke RACI, opsummeres det kort her;
- R står for Responsible: Den der udfører arbejdet og fuldfører opgaven
- A står for Accountable: Den der uddelegerer opgaver og er den sidste, der gennemgår leverancen, før den anses for værende færdig. Personen har generelt myndighed til at træffe beslutninger
- C står for Consult: Den der giver input, kender påvirkninger af andre opgaver og er domæne ekspert
- I står for Inform: Denne person holdes i loopet med information omkring fremdrift, påvirkninger og risici
Tildeling af roller
Der findes forskellige principper for tildeling af rollerne i organisationen, og det kan være svært at vælge den rigtige tilgang til fordeling af dataejerskab og data stewards, især fordi brugen af data for et enkelt dataobjekt går på tværs af organisationen og systemerne. Af principper I kan skele til, kan fem forskellige nævnes: Per forretningsenhed / organisatorisk, per forretningsproces, per dataområde, per system eller per projekt.
For at få succes med jeres MDM skal I have et helhedsperspektiv over de konkrete opgaver, hvorfor det kan være fordelagtigt at holde sig til én af de tre førstnævnte principper. De 2 sidste bliver mere silo-orienteret og udfordrer ambitionen om en holistisk tilgang til MDM og én golden record, hvorfor disse bør være “last choice”.
En tommelfingerregel er at vælge samme princip for tildeling af dataejerskab og data stewardship. Så hvis dataejerskab er tildelt per forretningsområde, bør data stewards også udpeges per forretningsområde. Dog kan data stewards placering være afhængig af kompleksitet i jeres forretning og antallet af systemer.
Tip til dataejerskab
Vi oplever ofte, at det kan svært at indføre og implementere et dataejerskab, og det bliver derfor forsømt i en travl hverdag. For data anvendes jo i dag bredt i organisationen, så hvem er egentlig ansvarlig for dem?
Her et par små tip, der måske kan hjælpe jer:
Start med at se på de enkelte afdelingers forhold til et bestemt sæt af master data:
- Hvem føler mest smerte, når data er forkerte?
- Hvem bekymrer sig om datakvaliteten?
- Hvem vil typisk være først til at identificere kvalitetsproblemer?
Identificer derefter personen i den afdeling/område:
- Hvem har bemyndigelse til at ændre forretningsprocesser og it-systemer for at forbedre datakvaliteten?
- Hvem har budget og ressourcer til at løse kvalitetsproblemerne?
- Hvem har viden og evne til at igangsætte aktiviteter for datarens?
Til sidst er der kun tilbage at finde de rette personer hos jer, som kan udfylde rollerne, få det kommunikeret og så starte rejsen med at implementere og forankre jeres nye MDM Governance.
Vi har nu i en række af blogindlæg givet jer introduktion til de centrale dele af master data management, som forhåbentlig har inspireret jer til at undersøge status for MDM i jeres egen virksomhed. Hvor skal I udvikle jer? Hvor skal I blive bedre? Og hvor meget eller lidt har I allerede styr på, som skal vedligeholdes?
I næste og sidste blogindlæg vil vi give jer lidt inspiration til dos and don’ts, I kan tage med på rejsen.