Et governance setup omkring brugen af data består af en række elementer, som balancerer analytikerens lokale agilitet i forhold til at udarbejde nye eller ændrede analyser og rapporter samt virksomhedens behov for at sikre fælles data – en fælles sandhed.
Mange nye eller videreudviklede rapporter eller analyser starter i et sandkassemiljø som en test af en ide, og hvis den giver den indsigt, som analytikeren forventede – måske efter en række iterationer – kan den løftes til f.eks. en regionsspecifik rapport eller en fælles rapport for hele virksomheden, som distribueres gennem en fælles BI-platform.
Det karakteristiske ved en sandkasseanalyse er, at den typisk er hurtig at lave, at den kræver ikke så mange ressourcer og at den muligvis også har en kort levetid. Det kan f.eks. være en test af potentielle datasammenhænge. Hvis analysen løftes til en regional- eller afdelingsspecifik analyse, så øges kravene for at sikre, at den er robust nok til formålet. Det betyder, at der skal etableres drift og vedligehold, support og monitorering og dermed stiger leverancetiden og ressourcebehovet.
Når en analyse videreudvikles, kan man f.eks. sikre kvaliteten ved at lave en procedure, hvor en kollega eller en fra BI-teamet reviewer analysen, før den bliver en regions- eller afdelingsrapport.
Når det kommer til virksomhedens fælles rapporter, stiger kravene endnu engang. Her forventes kvaliteten at være i top, således at rapporter og analyser kan afleveres til ledelsen, bestyrelsen eller eksterne myndigheder, og dermed stiger ressourcebehovet og tiden fra ønske til færdig leverance også.
Denne tilgang til en rapport eller en analyse kan også bruges til at beskrive dens livscyklus: Startende som en ide eller en hypotese, overgå til at en afdeling bruger den som en del af sit arbejde og endelig kan den løftes til at give værdi for hele virksomheden.
Bevar aktualiteten
Et sidste element af livscyklussen for en analyse eller rapport kan være, at den specifikke analyse mister sin aktualitet og bruges mindre og mindre, fordi den er blevet erstattet af andre. Generelt kan mindre brug af en given analyse skyldes ændret fokus forretningsmæssigt eller i nogle tilfælde, at logikken ikke længere er tilstrækkelig, og brugerne derfor selv kombinerer data fra denne analyse med andre data.
Da BI-løsningen gerne hele tiden skal bevare sin aktualitet, anbefales det generelt at monitorere brugen af de rapporter og dashboards, som er leveret til virksomheden. Skulle der være nedgang i brugen, kan det være et tegn på behov for korrigeringer eller egentlige udfasninger, hvis disse ikke længere anvendes, således at det løbende sikres at kun relevante rapporter vedligeholdes.
Synlighed omkring godkendelsesniveau
Et andet vigtigt aspekt i en rapport governance-proces er at sikre, at alle, der anvender rapporterne, kan se, hvilket godkendelsesniveau de har. En markering af at rapporten er godkendt til virksomhedsbrug – et vandmærke – eller at ejeren af rapporten er en afdelingsanalytiker, som man kan henvende sig til, hvis man har spørgsmål til en afdelingsrapport, er en måde at sikre, at alle brugerne forstår præmissen for anvendelsen af en given rapport. Endeligt er det også god skik at sikre, at det af alle rapporter fremgår, hvilket formål rapporten har, hvilke definitioner og beregningerne den anvender og hvornår data er opdateret.
Ved at beskrive og arbejde med denne modning af data, således at værdifulde analyser, som er lavet i sandkassen, kan flyttes ind virksomhedens fælles løsning, får man både det bedste af begge tilgange og en effektiv datahåndtering. Mere effektiv fordi man ikke laver håndholdte analyser, og hvor det bedre kan betale sig at lave rapporteringen automatiseret.
Hør hvordan vi kan hjælpe med Business Intelligence (BI) og Microsoft Power BI. Vi tilbyder også kurser i Power BI.