Jeg har efterhånden arbejdet med IT-projekter i det offentlige i mange år. Fra digitalisering af pas til udrulning af nye kørekortsystemer. Når jeg summer op, er der nogle klare mønstre, der kendetegner gode IT-projekter i det offentlige. De erfaringer vil jeg komme nærmere ind på i dette blogindlæg.
Engagerede kompetencer og tydelige rammer er afgørende
Et godt IT-projekt begynder og slutter med engagerede medarbejdere. Uanset om vi taler om et projekt baseret på en fastpris-kontrakt eller på medgået tid, så er det altafgørende at have et team, der brænder for at levere en god løsning. Her er høj motivation og et velfungerende samarbejde altafgørende.
Der er mange faktorer, der afgør, hvorvidt et team er motiveret. Som ansvarlig for projektrammerne, kan jeg sørge for, at alle kender metoderne og processen. Her hjælper det, at vi i twoday har udviklet vores eget leveringsframework, som sikrer, at alle ved, hvor vi er i projektet, og hvad der forventes. Det betyder, at teamet kan fokusere på det sjove; At udvikle gode løsninger uden at drukne i overflødige processer.
Et struktureret framework, der er fleksibelt
I twoday arbejder vi med en generel leverance model, der kan tilpasses, afhængigt af projektets omfang og kompleksitet. Det gør vi for at sikre en vis ensartethed i, hvordan vi arbejder. Det betyder, at selvom vi udbyder et bredt spænd af digitale løsninger, som kan variere i brugen af værktøjer, så har vi som samlet organisation en fælles forståelse for vores projekter, som er en fordel for vores interne arbejde og dermed også for den proces, vores kunder får.
Overordnet er der fem faser i vores framework:
Feasibility
Her vurderer vi projektets gennemførlighed og fastlægger en overordnet plan.
Firm Foundation
Her fastlægger vi projektets fundament og sikrer, at alle interessenter er involveret.
Build & Deliver
Her har vi selve udviklingsfasen, hvor løsningen bygges og leveres.
Go Live & Anchor
Her sørger vi for, at løsningen går i luften, uden, at der opstår problemer for brugerne.
Sustain & Care
Projektet afsluttes, men vi fortsætter med at yde support og vedligeholdelse.
Er du nysgerrig på at få det fulde overblik over processerne, som vi benytter i alle IT-projekter? Så kan du hente vores leveringsframework her.
Vigtigheden af tidlig involvering og realistiske deadlines
En anden læring omkring det succesfulde IT-projekt er vigtigheden i, at projektledere og nøglemedarbejdere bliver involveret tidligt i udbudsprocessen eller i det afsluttende salg. Når centrale personer har været med fra begyndelsen, forstår de projektets DNA bedre. Det betyder, at de kan være med til at påvirke deadlines, ud fra deres viden om, hvor lang tid de forskellige faser af projektet tager. Det bliver med andre ord lettere at sætte realistiske deadlines, så projektet bliver en succes.
Derudover er min klare holdning, at et IT-projekt ikke bør være alt for låst fra start, da det sjældent resulterer i et succesfuldt projekt. Ved siden af den formelle kontrakt, bør der altid tages højde for at afsætte tid og eventuelle omkostninger til uforudsete udfordringer, som ofte rammer selv de mest velplanlagte projekter.
Jeg er selvfølgelig indforstået med, at offentlige instanser ofte skal overholde mange krav, som kan afspejles i tunge kontrakter. Kontrakter, der naturligvis skal følges, men som ikke behøver blive det eneste styrende værktøj i et IT-projekt.
Kontraktstyring og tillid kan gå hånd i hånd
Offentlige IT-projekter adskiller sig ofte fra private ved at være stærkt præget af kontraktlige og juridiske rammer. Rammer, som kræver, at projektlederen har indsigt i de gældende regler og retningslinjer.
Selvom disse formelle strukturer er nødvendige, har jeg erfaret, at succesfulde projekter i lige så høj grad afhænger af tillid og fælles mål.
Når leverandør og kunde arbejder med gennemsigtighed og ærlighed, skabes en konstruktiv relation, som gør det lettere at håndtere udfordringer og nå frem til den bedste løsning for kunden.
Hvornår bør offentlige instanser vælge en ekstern leverandør?
Et spørgsmål, som jeg ofte hører, er, hvornår en offentlig instans selv skal drive et IT-projekt, og hvornår de bør inddrage en ekstern leverandør. I min optik afhænger det af projektets omfang og organisationens egne kompetencer.
Der er ingen skam i at erkende, at man mangler interne ressourcer eller erfaring. Jeg har set flere store offentlige IT-projekter gå skævt, fordi organisationen ikke var klar til opgaven.
Offentlige instanser har sjældent IT-ressourcer ansat til at drive store komplekse projekter. Deres ansatte varetager ofte drift og vedligeholdelse eller mere kortvarige projekter. I sådanne tilfælde er det oplagt at vælge en ekstern samarbejdspartner og leverandør, hvis medarbejdere har stor erfaring med at løse komplekse IT-projekter.
En sidste bemærkning
Som chefprojektleder handler mit arbejde ikke kun om at overholde deadlines og levere til tiden – det handler om mennesker. Jeg kan sætte rammen, sikre metoden og bruge de rette værktøjer. Men i sidste ende er det engagement og samarbejde, der afgør, om et projekt bliver en succes. Og det er noget, jeg altid vil være opmærksom på.
Hvis jeg skal opsummere, hvad der kendetegner det gode IT-projekt, vil jeg fremhæve:
- Engagerede medarbejdere
- En realistisk projektplan
- Tillid mellem leverandør og kunde
Når de elementer er på plads, er der meget større sandsynlighed for succes – også i de komplekse, offentlige IT-projekter.
Få indsigt i konkrete værktøjer til at planlægge, styre og levere succesfulde IT-projekter med denne E-bog
