Manuelle processer udfordrer økonomifunktionen
Opgaverne i forbindelse med månedsafslutningen og rapporteringen er præget af mange manuelle processer, og Excel er ofte det foretrukne værktøj, når data skal indsamles, behandles, kontrolleres, analyseres, afstemmes, dokumenteres og rapporteres.
Men behovet for at automatisere de mange tilbagevendende opgaver øges, i takt med at der kommer et stadigt større pres for at levere rapporteringen hurtigere og med samme høje krav til kvaliteten. Det stigende brug af data generelt i virksomhederne øger også opmærksomheden omkring validiteten og kvaliteten af de finansielle data, som store dele af økonomifunktionen står for at producere og levere hele året rundt.
Desuden møder virksomhederne i større grad øgede krav til compliance både nationalt og internationalt, og de virksomheder, der er internationalt orienteret, får yderligere kompleksitet i form af at skulle håndtere flere regnskabsstandarder, forskellige rapporteringsstrukturer og behov for transparens mellem lokale- og koncern dimensioner.
Til sammen udfordrer dette økonomifunktionen til at holde den gode balance mellem omkostningsreduktion, overholdelse af lovmæssige krav og effektiv drift.
Sådan kan du bruge BI i månedsafslutningen
Der kan gemme sig mange beregningsopgaver blandt de traditionelle opgaver vedrørende månedsluk, som danner grundlag for periodiseringer, hensættelser, allokeringer og meget mere. Mange af de opgaver kan være en tidsrøver, men BI kan være med til at lette arbejdet.
Den første forudsætning for at begynde at bruge BI er selvsagt, at der er adgang til de relevante data, og her er ERP-systemernes muligheder ofte ikke tilstrækkelige. De er gode til at holde styr på transaktionerne, men når det kommer til at aggregere, beregne, summere og arbejde med mange transaktioner på én gang, kommer de til kort.
Her kan en god BI-løsning hjælpe, da meget af det manuelle arbejde kan automatiseres ved hjælp af integration fra kildesystemerne til et centralt Data Warehouse. Via BI-løsningens kubemodeller bliver data struktureret, aggregeret og gjort overskuelige for de medarbejdere, der skal bruge dem til beregninger, afstemningsgrundlag, analyser, KPI’er, rapportering mv.
Men før det giver mening at bruge data, er det en forudsætning, at data er korrekte og retvisende – det gælder både stamdata og transaktionerne i sig selv. Med en Master Data Management-løsning som integreret del af BI-løsningen bliver det muligt at automatisere administrationen af de relevante stamdata og indsamle, validere, strukturere og berige f.eks. kontoplaner, afdelinger, produkter, kunder og øvrige stamdata, der er relevante for den finansielle rapportering. Ved at sammenkoble de forskellige strukturer, får man skabt sammenhæng og transparens i rapporteringen, hvilket også er et godt udgangspunkt for dataanalyserne.
Ved at implementere en standard finansiel rapportering i BI-løsningen målrettet relevante KPI’er bliver det muligt at følge med – også i løbet af måneden – i trends og generel udvikling i de økonomiske resultater. Desuden kan indbyggede trend-grafer med ’alerts’ for de kritiske KPI’er være med til at fange, hvis noget afgiver fra normalen, så der kan foretages korrigerende og foregribende handlinger, også i løbet af måneden. De indbyggede trend-grafer og alerts kan desuden bruges som supplement til at udpege, hvor kvalitetskontrol af de faktiske bogføringer bør udføres.
Dette er eksempler på nogle generelle tiltag, virksomhederne kan gøre for at inddrage BI- og dataanalyse (digital finance) i månedsafslutningsprocesserne. Mulighederne er mange og vil afhænge af den enkelte virksomhed og de fokusområder, der er mest kritiske for dem.
Hindringer for en hurtig og retvisende rapportering
De typiske udfordringer i forbindelse med månedsafslutningsprocessen rammer ned i både processer, ressourcer, teknologi, data og governance.
Udfordringerne starter ofte med, at de medarbejdere, der løser de mange tilbagevendende arbejdsopgaver, enten ikke kender afhængigheder mellem hinandens opgaver eller ikke har nok tid til at løse opgaverne inden for de angivne tidsfrister. Måske der ikke findes en fælles opgaveliste, som medarbejderne kan bruge til status-rapportering løbende i processen, eller måske er tidsfristerne urealistiske i forhold til omfang og flaskehalse. Uanset årsag er det vigtigt at have en solid proces med styr på planlægning af opgaverne i den rigtige rækkefølge og koordinering omkring månedsafslutningsopgaverne.
Selve løsningen af de enkelte opgaver afhænger i høj grad af, at der er implementeret relevante systemer, som automatiserer databehandling, at information og data er nemt tilgængelige, og at der er adgang til analyseværktøjer, som skaber den nødvendige transparens og gennemskuelighed.
Når for eksempel debitorsaldolisten i ERP-systemet skal afstemmes til saldi i afregningssystemet, kan det være svært og tidskrævende at finde afvigelser, hvis ikke det er muligt at følge data-flowet mellem de to systemer, og hvis ikke detaljeringsgraden i begge systemer er lige stor. Et resultat af, at systemer ofte bliver implementeret enkeltvis med en mere eller mindre silo-tilgang, hvor den grundlæggende opsætning ofte kun analyseres og besluttes isoleret set for det aktuelle system og de relevante arbejdsprocesser omkring det enkelte system.
Mange af de data, der genereres i de operationelle systemer, er altafgørende for, hvor hurtigt og nemt bogholderiet kan løse deres opgaver, og ofte bruges der mere tid sidst på måneden på at udrede og rette op på datagrundlaget, før de endelige afstemninger kan udføres og dokumenteres.
Udfordringer med stamdata, både indenfor ERP-systemet og mellem ERP og de operationelle systemer, bliver for alvor tydelige, når controller- og rapporteringsteamet skal løse deres opgaver. Hvis ikke kontoplan, dimensioner og stamdata er ensartet på tværs af organisatoriske- og juridiske enheder, ender de med at bruge en masse tid på at ”rense” og ”tilpasse” data, før deres egentlige arbejde med at analysere og udarbejde den endelige rapportering kan starte.
Få en effektiv månedsafslutning
Problematikken bliver yderligere forstærket, når virksomheden er en koncern og derfor skal håndtere flere regnskabsstandarder, elimineringsregler og valutaomregninger. Når intercompany-balancer for eksempel skal verificeres mellem de enkelte handlende selskaber, er det altafgørende for et hurtigt, automatisk match, at selve bogføringen i ERP-systemet er beriget med modpartsoplysning, valutakode og valutabeløb. Ellers bliver det en manuel øvelse at gennemgå posteringerne for selskaberne række for række for at finde et match. En opgave, der med rette posteringsdetaljer og rette system kan løses på få timer, bliver hurtigt til en flere-dages øvelse for virksomheder med mange interne handler.
Det er netop samspillet mellem robuste, effektive, standardiserede processer, de enkelte medarbejders tid, sammensætning af forskellige kompetencer med vægt på data- og analytiske færdigheder, graden af automatisering og systemunderstøttelse samt tilstedeværelsen af understøttende politikker, procedurer og interne kontroller, som får det hele til at gå op i en højere enhed til månedsafslutningen.
At forstå alle opgaverne og hele data-flowet fra dataindsamling til den endelige rapportering er første skridt på vejen til at arbejde med de konkrete udfordringer, så månedsafslutningsprocessen bliver mere retvisende og effektiv.