Gartner har i efteråret 2024 udgivet “The State of M365 Copilot”. Undersøgelsen er baseret på 165 besvarelser primært fra CIO’s ansvarlige for evaluering og udrulning af M365 Copilot. Undersøgelsen fokuserer på emner som værdirealisering, informationsmodenhed/sikkerhed og adoption.  

I twoday Cloud Platforms & Security har vi alene over det sidste halve år arbejdet med mere end 30 danske kunder på tværs af segmenter og industrier. Og en diskussion vi altid har med vores kunder, handler om, hvorvidt M365 Copilot er pengene værd. I denne artikel kombinerer vi resultater fra Gartner med vores egne erfaringer og kommer således med vores bidrag til debatten om, hvorvidt M365 Copilot er pengene værd. Vi giver ydermere et perspektiv på, hvordan man overhovedet måler værdien af M365 Copilot.   

I twoday Cloud Platforms & Security er det vores vurdering, at en værdirealisering der ensidigt peger på sparet tid, bliver for unuanceret.  Dels er det svært at måle det præcist, men endnu vigtigere så mister organisationer fokus på, hvordan M365 Copilot kan løfte den enkelte medarbejder til nye højder, når man kun fokuserer på antal minutter skåret af arbejdsdagen. 

Hvordan måler man værdien af M365 Copilot?  

M365 Copilot koster $30 per bruger om måneden (i skrivende stund). Kun 3 % af respondenterne mener, at det leverer betydelig værdi, og derfor må vi formode, at det kun er 16 % af de adspurgte organisationer, der er gået videre til en egentlig udrulning af M365 Copilot. Paradoksalt nok viser Gartners undersøgelse, at 97% af brugerne sparer tid ved at bruge M365 Copilot, og 46% af brugerne rapporterer tidsbesparelser på op til 14 minutter om dagen.  

De fleste organisationer vi taler med, spørger os til råd om, hvordan vi arbejder med ROI. For at måle en ROI, vil man typisk kigge på licensprisen i forhold til tidsbesparelsen. Hvis man holder det så simpelt, er det vores vurdering, at business casen næsten altid vil være god. Gartners studie viser som nævnt, at knap 46 % af de adspurgte svarer, at de sparer op til 14 min om dagen. Deraf kan vi lave regnestykket relativt simpelt. 

Hvad koster en medarbejder i timen? Og betaler investeringen sig? Regnestykket kan stilles op som følger: 

• En medarbejder med en bruttoløn på DKK 50.000 om måneden koster DKK 333 i timen 

• 14 min sparet per dag svarer til 280 minutter eller 4,6 timer på en måned  

• DKK 333 (timepris) x 4,6 (månedlig sparet tid) svarer til DKK 1.532    

• Den månedlige licenspris er DKK 216 

• DKK 1.532 (værdi af sparet tid) – DKK 216 (licensprisen) svarer til DKK 1.316/måned 
  
  

Men…  

Eftersom det kun er 16 % af de adspurgte organisationer, der er gået videre til en egentlig udrulning af M365 Copilot, kan vi udlede, at metoden anvendt til at beregne ROI alligevel må være mangelfuld, og/eller der er andre ting, som spiller ind.  

Gartner påpeger, at man bør skelne imellem Return on Employee (ROE) og Return on Investment (ROI) – og påpeger også, at ROE ikke er ensbetydende med ROI, da M365 Copilot har flere fordele end blot at hjælpe brugerne med at spare tid.  

Det kan meget hurtigt gå hen og blive en lidt for akademisk øvelse om ord og definitioner. Vi mener alligevel, at der er en række problemer ved at stirre sig blind på klassiske ROI betragtninger, når man skal evaluere, om M365 Copilot skaber værdi eller ej:   

1. Det første indlysende problem er, at man ikke har indblik i, hvor meget tid de respektive arbejdsopgaver krævede, før M365 Copilot blev implementeret. Det bliver i bedste fald et kvalificeret gæt, men typisk kun baseret på få medarbejdere og få arbejdsprocesser. Og så kan være ord mod ord på, hvordan tiden er gjort op til den ene eller den anden side.
   
   
2. Et andet problem som Gartner også påpeger er, at den sparede tid per medarbejder, ikke nødvendigvis giver et retvisende billede af ROI’en. Det skyldes, at den tid den enkelte medarbejder har sparet, ikke nødvendigvis bliver reinvesteret i nye projekter eller flere besvarede mails. Den sparede tid kan eksempelvis også blive brugt ved kaffemaskinen med kollegaerne. Det har også en værdi, men det er svært at måle.  
   
   
3. M365 Copilot handler i vores øjne ikke kun om at spare tid, men også i høj grad om at højne kvaliteten af ens arbejde og processer. Brugere kan spare tid på at lave det grove skitsearbejde og kan i stedet fokusere på at finpudse detaljerne, som får et produkt til at fremstå stærkere. Det leder potentielt til en bedre ROI (for eksempel hurtigere beslutningsproces, bedre markedsføringsprodukter, grundigere dokumentation etc.) uden det dog påviser, at man har sparet nævneværdig tid.  
   
   
4. Til sidst er det også værd at tage med i betragtning, at medarbejderne ikke altid er helt ærlige om den værdi, M365 Copilot skaber. Vi har erfaret, at mange medarbejdere bruger værktøjet til områder, hvor deres kompetencer ikke rækker, selvom medarbejderne på papiret burde kunne håndtere den konkrete arbejdsopgave. Det kunne f.eks. være, at en medarbejder er dårlig til at formulere sig skriftligt og derfor bruger uforholdsmæssigt lang tid på sådanne opgaver. Medarbejdere ønsker dog sjældent at udstille, at de har svært ved discipliner, de forventes at mestre, og derfor bliver den værdi, M365 Copilot skaber, aldrig målt. Det ændrer dog ikke ved, at M365 Copilot spiller en vigtig rolle og kan løfte medarbejderen op på et nyt niveau samt få bragt andre kompetencer i spil.  
   
   
5. What’s in it for me? En overfokusering på ROI kan desuden også fjerne fokus fra dét, som egentlig motiverer den enkelte bruger til at tage produktet i brug. Alt andet lige vil øget produktivitet være positivt for enhver organisation, men hvad betyder det for den enkelte medarbejder, der arbejder lige så mange timer som før? Vi har kendskab til eksempler, hvor medarbejdere har spurgt, om de kunne arbejde færre timer om ugen fordi de kunne vise, at de var mere effektive. Svaret var et rungende nej. Så når man skal motivere den enkelte til at tage M365 Copilot i brug, skal man fokusere mere nuanceret end blot på sparet tid.   

Samlet set er det vores vurdering, at en værdirealisering der ensidigt peger på sparet tid, bliver for unuanceret.  Dels er det svært at måle det præcist, men endnu vigtigere så mister organisationer fokus på, hvordan M365 Copilot kan løfte den enkelte medarbejder til nye højder, når man kun fokuserer på antal minutter skåret af arbejdsdagen. I stedet anbefaler vi, at man breder ansvaret ud i organisationen. IT-afdelingerne skal sørge for, at produktet kan udnyttes ordentligt uden at gå på kompromis med sikkerheden, mens forretningen skal spille en kritisk rolle i at identificere de brugere og arbejdsgange, hvor produktet kan give mest værdi, sikre relevant træning af slutbrugerne og måle værdien - ikke kun i minutter sparet, men på hvordan det løfter den enkelte medarbejder. 

M365 Copilot skaber værdi for langt de fleste organisationer 

Samlet set er det twodays vurdering, at hvis man har sikret sig et ordentligt fundament, hvad angår sikkerhed og informationsmodenhed kombineret med de rigtige adoptionsaktiviteter, vil M365 Copilot skabe værdi for langt de fleste organisationer. Det gælder både, hvis man evaluerer værdien fra et klassisk ROI perspektiv, men i langt højere grad, hvis man kigger på ROE’en i produktet. Det er dog nødvendigt at investere i at højne både informationsmodenheden/sikkerheden samt investere i adoptionsaktiviteter. Det kræver både tid og penge og påvirker umiddelbart business casen negativt. Men igen, det afhænger af, hvor nuanceret man laver business-casen.  

Informationsmodenhed og sikkerhed er ikke kun relevant I forbindelse med M365 Copilot, men bør blive betragtet som must-do’s i alle organisationer, hvad enten der er ønsker om brugen af M365 Copilot eller ej.   

Vil du vide mere?

Er du interesseret i at vide mere om dine muligheder med Microsoft 365 Copilot? 

Kontakt os her

Eller ræk ud til: