Hvordan kan en dedikeret konsolideringsløsning effektivisere processer og skabe værdi i din virksomhed?

Flere virksomheder bruger i dag Excel eller forældede konsolideringssystemer, som ikke integrerer med regnskabssystemer eller understøtter forretningens analyse- og rapporteringsbehov. Det resulterer ofte i et højt ressourceforbrug i månedslukningen samt manglende analysemuligheder og kontrol over processer og data. Disse udfordringer bliver forstærkede ved komplekse ejerskabsstrukturer og frekvente ændringer hertil, hvilket understreger behovet for et dedikeret værktøj, der netop kan håndtere ændringer til både ejerskabsforhold, konsolideringsregler, indsamling af data samt styre processen fra indtastning af data til lukkede bøger.

I mange virksomheder foregår konsolideringsprocessen i Excel og er for simple grupper ofte en tilstrækkelig løsning. De fleste koncerner vil dog høste mange fordele ved en dedikeret CPM-løsning, der kan håndtere gruppens konsolideringsproces – både i forhold til at frigøre ressourcer, men også sikre en central lagring og udnyttelse af data samt sammenspil med andre værktøjer og processer.

Koncerner med nedenstående karakteristika kan ofte høste store fordele ved en dedikeret konsolideringsløsning:

Kompleks og/eller skiftende ejerskabsstruktur

En ejerskabsstruktur vil betragtes som kompleks, hvis den indeholder flere niveauer af grupper og entiteter samt delejerskaber i både kontrollerede og ikke-kontrollerede entiteter.

Mange involverede interessenter

I store koncerner er der ofte en del interessenter involveret i konsolideringsprocessen. Det kan f.eks. være lokale økonomiafdelinger, der leverer regnskaber for de enkelte entiteter samt en central koncernøkonomi, der står for selve konsolideringsprocessen. I disse tilfælde vil en dedikeret konsolideringsløsning ikke kun afhjælpe processen omkring konsolidering, men også bidrage med workflow til styring af processen på tværs af lokale entiteter og koncernøkonomi samt forbedre kommunikationen, som måske i dag foregår i adskillige Excel-ark og Outlook.

Mange og/eller komplekse konsolideringsregler

En dedikeret konsolideringsløsning vil ikke kun hjælpe med ovenstående organisatoriske og processuelle kompleksiteter, men også i selve konsolideringen. Her kan behandling af visse konsolideringsregler, som intern eliminering på tværs af adskillige entiteter, ofte give problemer i en Excel-model.
Et skift til en dedikeret konsolideringsløsning vil, baseret på ovenstående, resultere i en mere strømlinet proces, der alt andet lige vil frigøre ressourcer på tværs af alle involverede entiteter. Derudover vil datakvaliteten øges, da data bliver skrevet direkte i en central datamodel med audit-trail i stedet for spredt i flere Excel-ark, hvor indtastningsfejl og alignment ofte er et problem. Ydermere vil centralisering af data åbne op for brugen af samme data i andre modeller såsom planlægnings- og allokeringsmodeller. F.eks. ville en dedikeret konsolideringsløsning kunne bruges i budgetteringssammenhæng, hvilket vil sikre en agil tilgang ift. ændringer i fremtiden og scenarie-analyser.

Konsolideringsprocessen

Den månedlige konsolideringsproces ser i de fleste virksomheder forskellig ud – dog går flere delprocesser ofte igen:

• Administrative input. Herunder ejerskabsforhold, skattesatser, valutakurser og workflow initialisering
• Indsamling af lokale regnskaber
• Review og godkendelse af lokale regnskaber
• Eliminering. Herunder intern handel og investeringsregler
• Konsolidering
• Journaler
• Analyse og rapportering

En typisk konsolideringsproces starter med at påbegynde et workflow, hvori der defineres, hvem der har ansvar for hvilke delprocesser samt en deadline. Dette workflow er gennemgående i processen og sikrer, at delprocesser med afhængighed ikke bliver startet, før de forudgående delprocesser er færdiggjort. Det eliminerer ydermere manuel kommunikation, da ansvarlige for delprocesser bliver gjort opmærksomme på statusændringer og har overblik over egne opgaver.

Simpelt workflow, der viser opgaver på tværs af entiteter og grupper.

Efter workflowet er startet følger som oftest en række centrale administrative opgaver såsom indtastning/import af skattesatser, kurser og ejerskabsforhold samt at finde ud af om de enkelte entiteter skal konsolideres fuldt, delvist eller andet. Ændringer til ejerskabsforhold vil i en dedikeret konsolideringsløsning være lette, da der automatisk beregnes indirekte ejerskabsprocenter på tværs af flere niveauer og grupper.

Direkte ejerskab indtastes og indirekte ejerskab beregnes automatisk.

Efter de administrative input er færdiggjort, vil den lokale dataindsamling typisk påbegynde. For nogle koncerner vil al indsamling og validering af data foregå i den centrale økonomifunktion, mens den hos andre ligger ved de enkelte entiteter.

Er der mange ansvarlige for lokale regnskaber, vil en dedikeret konsolideringsløsning sikre ensartet input, en struktureret proces samt give mulighed for både at se de lokale regnskaber samt de koncernregnskaber, der senere bliver konsolideret.

Efter data er indsamlet og valideret påbegyndes typisk en række elimineringer som f.eks. intern handel. Her rapporteres og mappes den interne handel af de handlende entiteter, og der elimineres automatisk eventuelle forskelle grundet kursforskelle i de lokale regnskaber. Da en dedikeret konsolideringsløsning baserer sig på en central database, vil der altid være mulighed for at se tidligere elimineringer samt verificere beløb vha. det indbyggede audit-trail.

Oversigt over intern handel. Hver skæring mellem entiteter kan foldes ud og intern handel samt valutadifferencer kan afstemmes.

Eliminering af intern handel vil typisk være efterfulgt af selve konsolideringen, hvor en række indbyggede konsolideringsregler sørger for at eliminere f.eks. kapitalandele for så at ende op med et konsolideret regnskab for koncernen.

Det konsoliderede regnskab kan nu ses for både koncernen, subgrupper og de lokale entiteter. Konsolideringsprocessen kan let gentages, såfremt der er sene ændringer til enten data eller andre forhold. Alternativt kan der laves journaler, som lægges til det konsoliderede regnskab, og som derved kan rapporteres separat fra data importeret fra ERP-systemet.

Efter endt proces lukkes workflowet og både pre- og post-konsolideret data er nu at finde i den centrale database til videre analyse, brug i andre processer eller andetsteds i organisationen.

Konsolideret regnskab for alle grupper.

En dedikeret konsolideringsløsning vil altså for langt de fleste virksomheder understøtte og effektivisere den månedlige konsolideringsproces, hvilket vil frigøre ressourcer til mere værdiskabende aktiviteter på tværs af organisationen. Ydermere vil datakvaliteten styrkes, data vil blive centraliseret til brug andetsteds og dermed er første skridt på rejsen mod en digital økonomifunktion taget.

Er du interesseret i at høre mere om, hvordan twoday kapacity kan hjælpe med at få styr på konsolideringsprocessen, eller en af de andre CPM-processer som mange virksomheder ofte udfordres af, så kontakt os her.