I mit daglige arbejde med at understøtte IT-moderniseringen i det offentlige Danmark, støder jeg ofte på en tendens: Fokus er primært på teknologi – altså løsningen – mens elementer, som processer og de mennesker, der bruger løsningen både internt og eksternt har det med at blive overset.
Digital modenhed handler ikke kun om at bygge nye løsninger, men nærmere om at finde balancen mellem alle tre elementer: Processer, mennesker og platforme.
At slå knuder på gamle systemer
En klassisk udfordring i det offentlige er at tilpasse processer til gamle IT-systemer. Organisationer bliver ofte nødt til at finde kreative løsninger eller arbejde rundt om systemernes begrænsninger for at få arbejdsgangene til at passe ind i eksisterende teknologier.
En work-around, der får den konsekvens, at man konstant tilpasser og modificerer arbejdsrutiner for at få teknologien til at fungere, selvom den i sig selv ikke er optimal.
Resultatet? Ineffektive arbejdsgange, hvor man bruger unødvendig tid på at tilpasse processerne til systemerne i stedet for at optimere forretningen. Og i værste tilfælde manuelle fejl, der kan påvirke borgerne.
En mere holdbar tilgang er at gentænke sine ledelsesmæssig metode og måden at tænke løsninger på. Moderne, komponentbaserede platforme giver muligheden for at udskifte dele løbende, så man kan tilpasse sig skiftende forretningskrav uden at stå over for en fuldstændig udskiftning hver gang.
Processer: Effektivisering og fokus på kerneopgaven
Før man implementerer en ny, og måske komponent baseret platform, bør man begynde med processerne. Hvilke arbejdsgange skal understøttes, og hvilke forretningsproblemer skal løses?
Processer bør altid tage udgangspunkt i brugernes behov og organisationens kerneopgaver.
Hvor skaber vi mest værdi og har mindst risiko? Lad os begynde der.
Ved at optimere processer og tydeliggøre, hvad systemerne skal bidrage med, får man mere effektive organisationer. Teknologien skal altid være i tjeneste for forretningen – ikke omvendt.
Mennesker: Det ledelsesmæssige mindset
Mennesker er afgørende for, om digitalisering lykkes. Det kræver et ledelsesmæssigt mindset, der understøtter agilitet og en kultur, hvor man er nysgerrig på at forstå brugernes problemer.
Ledelsen skal kunne kigge op og stille spørgsmål som: Hvilke udfordringer løser vi for borgerne? Hvordan skaber vi mere tid til omsorg eller mere effektivitet i organisationen?
For at understøtte digital modenhed er det også vigtigt at sikre, at medarbejderne får mandat til at træffe beslutninger. Det er medarbejderne, der oftes er tættest på brugerne, og derfor også medarbejderne, der har indsigt i hvilke problemer, brugerne har. En værdifuld indsigt, når der skal klarlægges hvilke løsninger, der bedst løser brugernes problemer.
Når nye systemer er implementeret, er det også vigtigt at huske elementerne uddannelse, støtte og forankring, så de reelt bliver anvendt og skaber den tænkte værdi.
Platforme: Byg nyt, modernisér eller tilpas?
Når vi taler om platforme, møder offentlige organisationer ofte tre valgmuligheder:
1. Blive i det eksisterende system: En løsning, der ofte fører til langsom stagnation.
2. Modernisere det eksisterende: En tilgang, hvor man kan bygge videre på det gode, men med risiko for at videreføre uhensigtsmæssigheder.
3. Skifte systemet ud og starte nyt: Den mest transformative – men også den mest komplekse tilgang.
Balancen mellem de tre elementer: Processer, mennesker og platforme
For at opnå digital modenhed skal offentlige organisationer finde en balance mellem ”processer”, ”mennesker” og ”platforme”. Fokus på kun ét område skaber ubalance:
Ignorerer man processerne, risikerer man ineffektive arbejdsgange, uanset hvor moderne systemerne er.
Overser man menneske-delen, vil systemer møde modstand og aldrig blive brugt optimalt.
Underprioriterer man platformen, vil teknologien ikke kunne understøtte organisationens behov.
Et sidste råd
Hvis jeg skulle give et enkelt råd til offentlige organisationer, der overvejer at implementere en ny teknologi, ville det være dette:
Begynd altid med forretningsproblemet. Spørg jer selv, hvilke problemer I skal løse for borgerne, og hvad der skaber mest værdi? Start småt og udkom hurtigt, så I får feedback fra brugerne. Hold IT og forretningsbeslutninger tæt sammen, og hav modet til at gentænke både processer, mennesker og platforme.
Ved at bygge ud fra en helhedsorienteret tilgang sikrer I ikke blot en teknologisk opgradering, men en reel forbedring af den offentlige service.
Hvad skal der ske med jeres applikationer?
Inden I går i gang med en modernisering, er det vigtigt at evaluere jeres applikationers tilstand.
Dette whitepaper giver indsigt og vejledning i overvejelserne og strategierne for forskellige former for applikationsmodernisering.
